Transformacja cyfrowa to jedno z najważniejszych wyzwań, przed którymi stają współczesne firmy. Aby ten proces zakończył się sukcesem, konieczne jest odpowiednie przygotowanie na poziomie operacyjnym i strategicznym. Wdrożenie nowych technologii musi być oparte na solidnych podstawach i dostosowane do specyficznych potrzeb organizacji. Poniżej przedstawiamy pięć kluczowych kroków, które pomogą skutecznie rozpocząć przygotowania do projektu transformacji cyfrowej.
1. Zmapuj interesariuszy i potrzeby poszczególnych jednostek organizacyjnych
Pierwszym krokiem w przygotowaniach do transformacji cyfrowej jest dokładne zmapowanie interesariuszy oraz potrzeb jednostek organizacyjnych w firmie. Każdy dział może mieć inne priorytety, cele i wyzwania, dlatego ważne jest, aby zebrać jak najwięcej informacji o tym, czego dana jednostka potrzebuje i jakie ma oczekiwania. Celem tego etapu jest zrozumienie, w jaki sposób poszczególne działy chcą realizować swoje cele oraz jakie proceduralne aspekty są kluczowe dla ich efektywnego działania w procesie digital transformation.
Mapowanie interesariuszy to również analiza istniejących informacji na temat newralgicznych punktów proceduralnych, które mogą wymagać uwagi podczas transformacji. Zrozumienie wewnętrznych zależności oraz potrzeb każdej jednostki organizacyjnej pozwoli na bardziej precyzyjne dostosowanie narzędzi cyfrowych do realnych wymagań firmy.
2. Przeanalizuj istniejące procesy i przepływ informacji
Drugim krokiem w procesie digital transformation jest szczegółowa analiza istniejących procesów w firmie, sposobu przepływu informacji oraz metod pozyskiwania danych do analizy. Należy również zweryfikować poprawność wskaźników efektywności (KPI), które będą wykorzystywane do monitorowania postępów po wdrożeniu transformacji. Poprawnie zdefiniowane KPI są kluczowe, ponieważ pozwolą mierzyć efektywność nowo zaimplementowanych rozwiązań i ocenić, czy transformacja przynosi oczekiwane korzyści.
Podczas analizy procesów szczególną uwagę warto poświęcić na zidentyfikowanie „martwych punktów” – czyli obszarów, gdzie przepływ informacji jest spowolniony lub gdzie istnieją wąskie gardła, które hamują efektywność. Ten etap pozwoli lepiej zrozumieć, jakie aspekty działalności firmy wymagają digitalizacji i jakie procesy warto zoptymalizować dla skutecznej digital transformation.
Według raportu McKinsey, około 70% projektów transformacji cyfrowej kończy się niepowodzeniem. Główne przyczyny to brak odpowiedniego przygotowania, zbyt niskie aspiracje na poziomie kierownictwa, brak zaangażowania interesariuszy oraz niedostateczne kompetencje w zespołach odpowiedzialnych za transformację. Często firmy nie tworzą odpowiedniej struktury zarządzania zmianami ani nie wdrażają procedur do monitorowania postępów, co prowadzi do fiaska transformacji(
McKinsey & Company
3. Optymalizuj procedury na poziomie ogólnym
Jeśli analiza procesów wykaże problemy, martwe punkty lub inne obszary wymagające poprawy, trzeci krok to optymalizacja tych aspektów działalności. Na tym etapie współpraca z zarządem jest kluczowa, ponieważ zmiany proceduralne mogą dotyczyć całej struktury organizacyjnej. Optymalizacja powinna odbywać się na poziomie ogólnym, a nie jedynie w odniesieniu do wcześniej zdiagnozowanych problemów.
To jest ostatni moment na wprowadzenie wszelkich niezbędnych zmian przed przejściem do implementacji cyfrowych narzędzi.
Procedury, które działają nieefektywnie w formie analogowej, będą miały te same problemy po digitalizacji, dlatego kluczowe jest ich wcześniejsze poprawienie w kontekście digital transformation.
4. Opracuj skalowany proces
Czwartym krokiem jest opracowanie skalowalnego procesu wewnątrz firmy, który będzie fundamentem do dalszych prac nad projektem transformacji. W oparciu o pogłębione wywiady z interesariuszami (z pierwszego kroku) oraz konsultacje z zarządem, można zacząć budować strukturę procesów, które będą obsługiwane przez nowe narzędzia cyfrowe. Ważne jest, aby procesy te były skalowalne i mogły rozwijać się wraz z firmą.
W tym momencie kluczowe jest wyciągnięcie wszystkich zebranych informacji i przekształcenie ich w konkretny plan działań. Proces ten powinien obejmować również przygotowanie backlogu projektu – czyli listy wszystkich działań i zadań, które muszą zostać zrealizowane, aby projekt mógł ruszyć do przodu z digital transformation.
Badania BCG (Boston Consulting Group) wykazują, że projekty transformacji cyfrowej, które nie są dobrze przemyślane i zaplanowane, mają ponad dwukrotnie większe ryzyko niepowodzenia niż te, które zaczynają się od odpowiedniej analizy i strategii. W przypadku transformacji cyfrowej kluczowe jest zrozumienie istniejących procesów i dostosowanie narzędzi cyfrowych do specyfiki firmy
Według raportu Boston Consulting Group (BCG), tylko 30% projektów transformacji cyfrowej odnosi sukces, co oznacza, że aż 70% kończy się fiaskiem. Główne przyczyny niepowodzeń to brak zintegrowanej strategii, niskie zaangażowanie kierownictwa, niedostateczne umiejętności i zasoby, a także brak monitorowania postępów i odpowiedniej technologii. BCG wskazuje, że przestrzeganie sześciu kluczowych czynników może zwiększyć szanse na sukces nawet do 80%
Flipping the Odds of Digital Transformation Success
5. Przygotuj backlog i harmonogram
Ostatni krok to szczegółowe opracowanie backlogu na poziomie granularności, która umożliwi stworzenie tzw. user stories dla każdego z interesariuszy. Na podstawie tego dokumentu możliwe będzie precyzyjne alokowanie zasobów na realizację projektu, określenie kluczowych kamieni milowych oraz zdefiniowanie szczegółowych celów. Backlog to narzędzie, które nie tylko porządkuje cały proces transformacji, ale także umożliwia lepszą komunikację z zarządem oraz innymi zespołami.
Backlog pomoże również w stworzeniu MVP (Minimal Viable Product) oraz w zaplanowaniu etapów developmentu i implementacji nowych systemów. Opracowanie takiego harmonogramu pozwoli zarządowi na pełniejsze zrozumienie potencjalnych obciążeń, jakie mogą wystąpić w poszczególnych działach w trakcie transformacji. Pozwoli to wcześniej przygotować się na ewentualne potrzeby zwiększenia zasobów lub odciążenia niektórych jednostek przez outsourcing.
Podsumowanie
Przygotowanie do transformacji cyfrowej w przedsiębiorstwie to skomplikowany, ale niezbędny proces, który wymaga precyzyjnego planowania i zaangażowania wszystkich interesariuszy. Kluczowe kroki, takie jak mapowanie potrzeb, analiza procesów, optymalizacja procedur, opracowanie skalowalnych rozwiązań i przygotowanie backlogu, stanowią fundament pod udane wdrożenie digital transformation. Proces ten, choć złożony, jest niezbędny, aby firma mogła efektywnie funkcjonować w nowoczesnym, dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym. Transformacja cyfrowa to nie tylko wprowadzenie nowych technologii, ale także głęboka zmiana organizacyjna, która prowadzi do wzrostu efektywności, lepszego zarządzania zasobami i większej elastyczności w odpowiedzi na zmieniające się warunki rynkowe.
agile allegro amazon branding brand strategy business business development c2a content crm digital administration digital transformation ecommerce erp hr inbound marketing internal processes kpi lean management management management effectiveness marketing marketing strategy marketplace performance marketing process optimization product design product development project management rebranding recruitment resources optimization saas salesforce social media team building & advisory woocommerce
